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Manual y Condiciones de uso del portal web Oilred S.A

1. Condiciones de acceso. Habeas Data.

En el desarrollo de su objeto social, OilRed S.A. ha venido realizando almacenamiento y utilización de datos personales de sus clientes, titulares, usuarios, empleados y aliados comerciales o estratégicos, datos que se encuentran protegidos bajo el derecho fundamental de habeas data consagrado en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y decreto nacional 886 de 2014, y en general en todas las normas legales que buscan garantizar a todas las personas el poder de decisión y control sobre su información privada.
En atención a lo anterior el acceso al portal web OilRed S.A. se permite de manera libre para cualquier usuario de Internet. Sin embargo, solo podrán acceder personas mayores de edad que obren como personas naturales, o representantes legales de personas juridicas, todo esto siempre y cuando esté previamente acreditado y validado.En caso de ser usted menor de edad, debe obtener con anterioridad el consentimiento de sus padres, tutores o representantes legales, quienes serán responsables de los actos que usted lleve a cabo en contravención a estos términos y condiciones de uso del portal.
El acceso a las funcionalidades del portal en algunos casos requiere de un registro previo, que se describe en las condiciones de acceso de cada servicio, este registro se llevará a cabo de acuerdo con las políticas internas de protección.
Dado que es interés de OilRed S.A. el cumplimiento de las leyes, además de la protección de la privacidad de la información personal del titular a traves del portal web, en cumplimiento de adoptar una política de confidencialidad y protección de derechos personales, se entiende por información personal aquella suministrada por el titular para el registro, la cual incluye datos tales como; nombres, identificación, dirección, ciudad, teléfono y correo electrónico, entre otros datos.

El titular reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria. Teniendo en cuenta las características del portal y las facultades de uso por parte de OilRed S.A., y en el entendido de que ésta información haga parte de una base de datos que contendrá su perfil, podrá ser usado por OilRed S.A. en los términos aquí establecidos, dentro de la legalidad, para convocar, informar, contactar e invitarle. El titular podrá actualizar o modificar la información en cualquier momento.

2. Condiciones del contenido público

El contenido (que incluye o puede incluir imágenes, diseños, aplicaciones., fotografías, logos, textos, información visual o auditiva, entre otros así como su selección y disposición) es propiedad exclusiva de OilRed S.A. , sus anunciantes o de terceros que hayan otorgado licencia, con todos los derechos reservados. Dicho contenido está protegido por las leyes y tratados internacionales en materia de propiedad intelectual. OilRed S.A. le confiere a usted el derecho de uso para visualizar el contenido del portal y para realizar un copia caché en su computador con dicho fin únicamente.
Usted se compromete a hacer uso adecuado del contenido, utilidades y servicios . Usted se compromete a no:

2.1. Utilizar el contenido para incurrir o incitar a terceros en actividades ilícitas, ilegales o contrarias a la ley;
2.2. Usar secuencias de comandos automatizadas para recopilar información publicada en el portal o para interactuar de ningún modo contra el portal;
2.3. Provocar daños en los sistemas físicos y lógicos de OilRed S.A., de sus proveedores o terceras personas, introducir virus informáticos, códigos maliciosos o perjudicar el portal de cualquier modo;

3. Procedimiento de notificación de contenido violatorio

OilRed S.A. respeta y promueve la protección de los derechos de propiedad intelectual de terceros. Sin embargo si de manera inadvertida y sin mala fe de su parte OilRed S.A. publicara contenidos cuyos derechos pertenezcan a terceros le solicitamos ingresar en la opción de Contactenos, vía nuestro correo electrónico, relacionado en el numeral 11. de este manual de Condiciones de uso, incluyendo la siguiente información:

3.1. La página en la que aparece el contenido considerado violatorio o que incluya una práctica comercial no permitida.
3.2. Una explicación del contenido considerado violatorio y de qué manera esa mención atenta contra sus derechos.
3.3. Una declaración bajo gravedad de juramento, de que la información enviada en su comunicación es correcta.
3.4 Sus datos de contacto, tales como nombre, identificación, dirección de correspondencia escrita y electrónica, teléfono, celulary demás datos que usted desee suministrar para atender su requerimiento.

4. Limitación de responsabilidad

OilRed S.A. no es responsable por:

4.1. Fallas en el servicio de su portal, quedando exonerada por cualquier daño y perjuicio debido a la no disponibilidad de las redes y servicios de telecomunicaciones.
4.2. Perjuicios causados por virus informáticos, troyanos, códigos maliciosos a los sistemas de los usuarios.
4.3. El contenido publicitario que aparezca en el portal, es responsabilidad del anunciante respectivo, así como del contenido de los sitios vinculados que aparezcan en el portal.

5. Cesión de derechos

El visitante o usuario que suba información cede en todos los casos los derechos patrimoniales de autor a OilRed S.A. y autoriza su publicación y reproducción en medios visuales o impresos.

6. Definiciones

Conforme con lo establecido por la ley, se tendrán como términos definidos los siguientes:

• 6.1. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• 6.2. Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• 6.3. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• 6.4. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• 6.5. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.
• 6.6. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• 6.7. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• 6.8. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Usuario: En informática es la persona natural, individuo que utiliza una computadora o cualquier sistema informático, manipula la información puede ser o no el titular.
• 6.9. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• 6.10. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• 6.11. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• 6.12. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• 6.13. Direcciones de la compañía: unidad derivada de la organización funcional y jerárquica de la compañía.
• 6.14. Contacto: Registro en la base de datos que contiene datos personales de personas naturales vinculadas a las diferentes personas jurídicas con los cuales se relaciona la compañía.
• 6.15. Grupos de interés: clasificación interna definida por la compañía para el manejo grupal de titulares de acuerdo con la naturaleza de la relación, los cuales son: consumidores, socios comerciales, empleados o exempleados, proveedores y otros públicos.
• 6.16. Consumidor: persona natural o contacto que adquiere, utiliza o potencialmente adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la compañía.
• 6.17. Empleado o exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.
• 6.18. Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes OilRed S.A. tiene relación jurídico-comercial.
• 6.19. Otros públicos: personas naturales con las cuales la compañía establece o puede llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la compañía.
• 6.20. Contact center: plataforma de operación a través de la cual OilRed S.A. centraliza la relación con los consumidores, estableciendo contacto en canales de atención telefónica (números locales en ciudades principales), chat y correo electrónico oficial.
• 6.21. Canales de captura: plataformas o mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales.
• 6.22. Chat oficial: plataforma virtual mediante la cual la compañía mantiene comunicación escrita en tiempo real a través de internet con terceras personas y que se encuentra habilitado como canal de captura, siendo una opción de comunicación habilitada a través de las páginas web oficiales de la compañía.
• 6.23. Página web oficial: plataforma virtual perteneciente a la compañía e identificable en las siguientes direcciones que se encuentran habilitadas como canales de captura www.oilred.com
• 6.24. Cuentas oficiales en redes sociales: son aquellos perfiles o páginas de las cuales OilRed es propietario y administrador exclusivo en una red social.
• 6.25. Comité de hábeas data: agrupación interna de la compañía conformada por el Gerente General, Gerente Comercial, Director de Mercadeo y Jefe Logístico. establecida con el fin de mantener actualizado y acorde con las políticas y los fines de la compañía el presente manual, para lo cual será el único autorizado para realizar modificaciones en el mismo.

7. Derechos y deberes del titular

Todo titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
7.3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le han dado a sus datos personales;
7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones;
7.5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de aplicación en el país.

Los deberes del titular están relacionados con la forma al utilizar el portal, lo cual deberá ser de conformidad con la ley, además en los términos y condiciones aquí relacionados, así como con la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas y de orden público.

8. Deberes y obligaciones de OilRed S.A.

En atención a que en la compañía concurren las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, le corresponde el cumplimiento de los deberes previstos así:
8.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
8.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
8.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
8.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8.5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
8.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
8.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8.8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
8.9. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
8.10. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley, conforme se indica en el numeral 11. de estas Condiciones de uso;
8.11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
8.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
8.13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.14. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
8.15. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
8.16. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
8.17. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
8.18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
8.19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
8.20. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Tratamiento de la información

OilRed S.A. tiene como canales de captura, es decir como mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales, los siguientes:

9.1.Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la compañía, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales.
9.2. Telefónico: es el medio a través del cual, de manera audible, la compañía realizará la recolección de datos personales.
9.3. Virtual: mecanismo a través del cual la compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente, que a la fecha son: la página web, chat oficial y las cuentas oficiales en redes sociales, realizará la recolección de datos personales.

OilRed S.A. entiende que el titular autoriza la captura al dar el consentimiento previo, expreso e informado para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Toda autorización debe contener la información que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene.

OilRed S.A. con el cumplimiento de los requisitos legales ha dispuesto un formato de solicitud de autorización cuando confirma y manifiesta el titular su aceptación y consentimiento informado.

Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de este manual, incluidos sus proveedores, empleados, clientes, en general para cualquier titular, OilRed S.A. solicitará la autorización de los mismos para continuar con el tratamiento de sus datos personales a través de sus canales de captura habilitados, así como para poner en conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de autorización para continuar con el tratamiento del dato personal ya recolectado, el titular no ha contactado a OilRed S.A. para solicitar la supresión de sus datos personales, la compañía podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en este manual.

Para estar en capacidad de informar al titular acerca del uso que el responsable o encargado del tratamiento han dado a sus datos personales, se realizará registro de cualquier uso o tratamiento que reciban los datos.

10. Medidas de seguridad

OilRed S.A. para el cuidado de los datos personales de terceros obtenidos a través de los canales autorizados por este manual, ha dispuesto las medidas de seguridad que usa e implementa en relación a su información propia y que permite concluir razonablemente que cuenta con adecuados modelos de gestión documental y protección de información para cumplir adecuadamente con sus obligaciones legales en relación con el cuidado y custodia de información de terceros.

11. Procedimiento de atención de peticiones, consultas y reclamos

OilRed S.A. atenderá oportunamente las peticiones respetuosas que se hagan bajo las mismas condiciones y terminos de las consultas y/o reclamos, procedimientos que se resumen así;.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos que administre OilRed S.A. La compañía suministrará a estos la información contenida que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta podrá formularse a través de los siguientes canales:
– Correo electrónico: ventasmedellin@oilred.com
– Solicitud enviada a Carrera 50 G #10 b sur 97 Guayabal, Medellín.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en su domicilio principal o del registro de su solicitud en los canales de atención previamente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en este manual, podrán presentar un reclamo ante OilRed S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a OilRed S.A. a través de los canales de atención mencionados en el punto anterior y debe incluir lo siguiente:
– Identificación del titular,
– Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
– Dirección de notificaciones y respuestas y
– Los documentos o pruebas que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el registro asociado al titular pasará a un estado inactivo y se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, además, tendrá asociado un registro de solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Procedimiento para las modificaciones de las Condiciones de uso del portal

Para la modificación del presente manual, se requerirá de la previa y expresa autorización del Comité de habeas data, el cual estará integrado por el Gerente General, el Gerente Comercial, el Director de Mercadeo y el Jefe de Logística.
El comité de habeas data se reunirá por solicitud de cualquiera de sus miembros y analizará las razones y alcance la modificación requerida o propuesta, la cual deberá ser comunicada a la compañía y a los terceros parte de los grupos de interés, a través de la página web de OilRed S.A.
De cada modificación se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes, y las modificaciones al manual serán de obligatorio e inmediato cumplimiento.

13. Fecha de publicación

Las bases de datos y las condiciones de uso del portal tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la compañía. Se publica a partir del 1 de marzo de 2014.

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